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20210715 第1回事務局管理委員会 会議 会議進行と議事録作成のコツ

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約 10 分

会議進行と議事録作成のコツ

ミニセミナー 会議の約束事・ロバート議事規則・会議進行と議事録作成のコツ

昨年度と今年第2回目となる、2021年7月15日、Webによる複合地区管理委員会で勉強会として、ミニセミナーを行いました。地区ではキャビネット幹事としてご活躍をなさる方々ですが、基本的に勉強をする機会がないなど不安を抱えながら地区の運営及び複合での運営に関わるわけです。このミニセミナーがお役に立つことを願っています。
また、各委員会などでも基本は同じです。参考になると思いますのでご覧ください。
※資料について、地区サイトに掲載するにあたり、字句等の修正を加え2021年10月4日、修正版に変更しています。

◆ミニセミナーYouTube動画昨年度開催した内容からご覧ください。

◆会議の進行と議事録作成のコツについて、会議資料を参考にしてください。昨年度資料より更に詳しく記載しています。

◆ 上記会議資料のダウンロードは、こちらをクリックしてダウンロードページからお願いします。
◆ 2021年7月15日開催、議事録はダウンロード資料からご確認ください。

 ロバート議事規則について

ガバナー協議会会議・合同会議・委員会会議 
ロバート議事規則に則り会議の運営されていますか?

※国際会則付則 第13条 議事規則と手順(ライオンズ必携 第59版 p82)
(a)会則及び付則、それぞれの地区(単一、準、複合)又はクラブの会則及び付則、会議のために採用された規則、あるいは地元の法令又は一般慣例で定められていない限り、本協会、国際理事会、又はその管轄下の委員会、地区(単一、準、複合)又は組織、あるいはその管轄下の委員会、並びにライオンズクラブ又は組織、あるいはその管轄下の委員会の会合又は決議に関連して生じる進行又は手順の問題はいかなるものも、時折改訂されるロバート議事規則最新版に従って処理する。

   ロバート議事法とは?

ロバート議事法はその名の通り、米国陸軍少佐ヘンリー・マーティン・ロバートによって1876年に、米議会の慣習を中心に議事進行の規則を集大成として「ロバート・ルールズ・オブ・オーダー」というマニュアルの形で発表されました。
ロバート議事法は多くの厳密なルールによって会議運営を行うという手法になります。
特に大事なポイントは4つの権利と4つの原則の2つです。

これだけ見ても普段の会社の会議との違いがわかると思います。一般的な会社の会議では、多数決ではなく、意思決定権を持つ人の意見が尊重され、少数者の意見が反映されないことも少なくありません。
また、会議に参加できなかった人に対する配慮もされていない気がします。

    「4つの権利」

1.多数者の権利(過半数の賛成)
2.少数者の権利(少数意見の尊重、動議を取り上げる)
3.個人の権利(プライバシーの擁護、個人は一人1票の同じ権利を持つ)
4.不在者の権利(不在者投票、委任状など不在者にも議決権がある)

    「4つの原則」

1.一時一件の原則 
  (1度に1つの議題だけを討論し、決議する。複数の議案を審議しない)
2.一事不再議の原則 
  (以前議決した案件を再度審議できない。修正する場合3分の2以上の賛同が必要)
3.多数決の原則 
  (決議は、定足数の1/2の賛成。賛成 反対を明確にする)
4.定足数の原則
  (会議開始時に定足数に対して、会議が成立していることを確認する)

    ロバート議事法のやり方

・1つの議題で同じ内容の発言はしない
・ 議案の提案者は提案理由を説明する 
・1回の発言は3〜5分以内
・発言するときは先に、意見であるか、質問であるか、動議であるかを言う
・賛否は多数決で、過半数で採択とする。ただし、前に採択されたものを修正する場合には2/3の賛成が必要
・賛否同数は議長が決する (書面決議などその場で決議できない場合は否決とする)

 会議の約束事と進行について後編

注意:ダウンロード資料(パワーポイント資料)から抜粋しています。前編等は上記リンクからご覧ください。
※下記に、会議の進行及び、議事録作成のコツについて、抜粋記載します。上記にリンクしてあるYouTube動画と合わせてご覧ください。

  会議には3つの種類

コミュニケーション会議 
【ゾーン・チェアパーソン会議や委員長会議など】
伝える事、参加者同士が、担当分野から内容を話し、情報共有する事を目的

提案が目的の会議(ブレインストーミング)の議論会議
【委員会会議など】
 参加者はあらゆる視点から自由に意見やアイデアを述べる。
 今までの発想枠を超えた意見を求め、結論を出す必要はない。

意志決定会議
【キャビネット会議・代議員総会など】
 物事を決定し、次に進むための会議

 会議進行のコツ

会議の進め方
1.事前準備 会議前に、議題の整理と達成すべき目的を決定
  議題を明確にし、会議で採決、その結果を議事録に記載
  予定した会議議案以外は、全て動議となる
  動議は、提案者に対して1名以上の賛同者が無ければ動議と認めない。
  (会議中、思い付き発言思い付き提案に注意。
     審議議案とするかどうか動議する。場合によっては一旦受け止め審議しない)
2.参加メンバーに周知、会議議案等内容を約1か月前に通知
               (委員会等開催通知は1ヵ月前から2週間前

3.議題と時間配分を明確に
  (定刻に終了する。延長する場合は延長の了解を得る)
4.携帯電話の使用を禁止する
5.定刻に必ず始める。遅刻者を待たない
6.発言は議長の許可 一議案につき一人3~5分以内 2回まで

  基本ルール その1 (司会進行及びファシリテーション)

◆ 会議進行上の要点 司会者及びファシリテーターは、下記のような手順で進める

1.開会宣言 
2.出席者と定足数の確認
3.議長挨拶
4.議事録署名人と作成人を指名
5.前回のおさらいを行う
6.報告事項と会議の議題確認
7.議案審議 時間内で、収まらない場合、時間の延長を宣言
8.決議内容を確認
9.次回の会議の予定
10.閉会の言葉 終了宣言
 ※遅刻厳禁・時間厳守 (時間内で行い時間内で終了する)

  基本ルール その2

進行中も、決められた人だけが意見を言う状況ではなく、参加者全員が本音で自由に意見を言える場の雰囲気づくりを重要視します。
また、意見が対立した際や険悪な雰囲気になった場合には、場を収めるためのコミュニケーション能力も必要とされます。

  基本ルール その3

・いきなり「発言」させず、自が「考える」時間を設ける
・議長は「まとめる」ことを重視する
・良いアイデアや意見は、ホワイトボード等に書き出し、注目させる
突飛な意見、無謀な意見だとしても否定をしない
・参加者に相手の話を聞く重要性を伝える
事前ミーティングで出たアイデアも会議中に発表する

  Web会議の留意点

コロナ禍において、世界の社会構造が変わりました。下記のようにいくつかの言葉が注目されました。
・リモートワーク (オフィース外で働く)
・テレワーク (情報通信を活用し、場所や時間にとらわれない働き方)
・Web会議やハイブリッド など
ライオンズクラブでも、Web会議やハイブリッド形式(半Web会議)などの会議が多くなりました。これからも積極的に取り入れる事は、経費や参加者の仕事上の効率性も良く、参加しやすい会議環境となっています。
しかし、対面での会議と違いマイナス面もありますが、工夫しながらより良いWeb会議にしましょう。

会議前の説明事事項
・会議録画している事の説明
・会議中はミュート設定のお願い
・名前は、役職名と個人名を記載し明確する。誰から見ても分かる様にする。
リンク ※ 名前の変更の仕方が分からない人が多いと思います。変更の仕方について333-C地区サイトに詳しく書かれています。参考にしてください。リンクしますのでクリックしてご覧ください。

会議の進め方に工夫
ホスト(ファシリテーター・司会者)となる方を中心に、話を進める
・基本的に、2時間以内の会議にする(Web上でディスプレイ画面の前では2時間が限界)
・ただ聞くだけでなく、参加させる。質問の投げかけや、選択性の投票やクイズなど盛り込む

会議ポイント            
・意見を聞き出す (名前を呼び、特に具体的な質問にする事)      
・意見を整理する (答えを導き出すようにする事)           
・意見をまとめる (最後に、まとめ的な言葉を残す) 

 議事録作成のコツ

・クラブ理事会などで会議議事録を作成していますか?
 また、ガバナー諮問委員会の議事録作成していますか?
 更には、複合地区委員会等で議事録作成で悩んでいませんか?

議事録の必要性と意味  議事録は何のために作成する?
・口頭だけで伝える—–勘違いが起こる
・会議後、数日たつと、すっかり忘れている

・参加していない人にも共有できる
・2時間会議をA4用紙1・2枚にまとめると、一目瞭然に理解できる
・会議要録、報告書、議事録をもって、委員会開催した事実証明となり
 これらは、費用等の裏付けとなる
・いざ行動に移した時、いつ誰が決めたのかと攻撃から、議事録が身を守ってくれる

「です・ます調」(敬体)ではなく、「だ・である調」(常体)に置き換える   
不要な部分はすべて削り取る 数字はなるべく記載する。

例えば
委員: 今、静岡県で豪雨による被害が出ていますが、甚大な被害が、5件から10件くらい出ていますので、議長に相談しようと思っているのだけれど・・・個人的な思いを語る

議事録にすると
委員から、静岡県で5件から10件位発生している豪雨についての議長へ相談したいとの意見があった。

議長: テレビ情報だと凄い事になっているようだね。まだ被害が出るような、また九州だけでなく他にも出ているようだけど、現地のガバナーと電話して確認してみようと思っているけど……。

議事録にすると
被災地ガバナーと連絡確認する

議事録の基本構成

会議名: 2021~2022年度 第1回〇〇委員会会議 議事録
日時: 2021年12月15日(水) 15時00分~17時00分
開催場所: 333複合地区事務所
出席者: 役職名とL名前、役職名とL名前、役職名とL名前
欠席者: 役職名とL名前、

議事内容: 〇〇委員長が議長となり、ご挨拶後、議事録作成人に〇〇、議事録署名人にL〇〇を指名し、〇〇についての報告があり、議題について協議した。

議題: 〇〇の件について
      1.
      2.
      3.
      以上、賛成多数にて決議した。

次回会議について:

署名作成日: 〇〇年〇月〇日(曜日)
議事録署名人: サイン (記名押印でなく署名=サインでOK,電子サインもOK)
議事録作成人: サイン

※議事録の基本構成 ポイント
・会議の目的、議題の内容を理解していると、まとめやすくなる
・文書は「です・ます調」ではなく、「だ・である調」にする
・箇条書きを使うと見やすくなる
・決議事項だけでなく、そこに至る経緯を簡潔にし、欠席者や会議内容を後日見返したときにも分かりやすくする
・A4用紙1枚か2枚程度にまとめる

会議の要点・目的を知っておく

 ・何を目的とした会議なのか、議題を理解していないと大事な決議事項が抜け、議事録発効後に気が付き、改ざんしてしまう恐れが発生する。場合によっては2つの議事録が存在してしまう。改ざんはやってはいけない事、注意しましょう。

 ・議題についての決議事項: 協議結果はどうなったのか。「承認」「継続審議」「否決」など結果を明確にする。
  特に金銭に関わるときは、1円単位で明記する。曖昧ではいけない。

 ・目的を明確に 5W2Hと言われています。
  文書的に、日本語に直すといつ・どこで・誰が・何をしたのか(または何をしたいのか)(WhyとWhatは一緒)
  順番に書けば、目的が明確に示される。

以上参考に
冒頭にリンクしたYouTube動画と一緒に見て頂くと、より詳しくご理解できるかと思いますので、ご覧ください。

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